Reflections on the San Juan Futures Scenario Workshop / Reflexiones sobre el Taller de Escenarios Futuros de San Juan

Tischas reflections on San Jaun Futures Workshop fourth Image On February 3rd, we held our first UREx SRN Scenarios Workshop in San Juan, Puerto Rico. Joining the San Juan City Team and the Scenarios Working Group were about 45 practitioners, including municipal planners, infrastructure and emergency managers, community and NGO leaders, academics, and designers (Fig. 1). I had no idea what to expect. To be perfectly honest, I was nervous about how we were going to manage such a diverse group of stakeholders and still get substantive work in co-producing future scenarios. To my surprise, not only did participants stayed engaged all the way to the end of the event, but they had a lot of fun with it! I know that many of you are also wondering what to expect of the scenario workshops in your respective cities, so I thought I share some reflections and suggestions to consider when designing these futures with our practitioners. I have yet to see the details of the scenarios that were produced from the different working tables (other than from the one table that I was working with), therefore my overall reflections here are only based on the various moments I observed (‘aha!’ moments if you will) that indicated to me that the workshop had an effect on the thinking and relationships of the stakeholders. One such moment was when the Director of the State Emergency Management office expressed that he thought the approach and products of the SRN will be very useful to updating local emergency management plans because they need not just technical information but social and political as well. Another indication was from one participant that initially did not know why she was invited to a workshop that focused on the city and on climate change. She is the leader of a community organization that works on very localized social issues facing communities that live higher in the watershed and are not as exposed to flooding. During lunch, she shared with me that after working on the Connected City scenario, she ‘got’ why she was invited, how her community was connected to others in the city, and why her work and knowledge was a contribution to work on urban resiliency. She also was excited to have met a GIS Analyst from the Puerto Rico Planning Board who offered to provide a community capacity workshop on the use of their spatial data tool to help her organization.  A new link in the network was created that hopefully leads to more knowledge sharing and action in local communities. A very special part of the workshop for me was seeing all the great creativity that was generated. We had two tables composed of architects and designers that got so engaged with the activities that they ended up producing not only their own scenarios, but they served as ‘consultants’ for the other scenarios by going around the other tables, listening, and then capturing ideas in wonderful sketches (Fig. 2). During the Narrative activity of the workshop we also heard a scientist and a community leader act out a story together, a designer reading a story that his table co-wrote, and the leader of a federal agency sharing a conceptualization of a Resiliencia Borincana. Again, we have yet to see the details of the resulting scenarios more closely, but seeing this exchange of different epistemologies, ways of expressions, and values in real time was a very exciting outcome in itself! Did we also have kinks in the process?  Oh yes, and the Scenarios Working Group is already taking note to work through them in preparation to other cities. We learned a LOT about the production of these co-production processes!!  In the meantime, here are a few things City Teams can begin to think about. The first is in relation to the size of the workshop. While I was very excited to see so many people interested in the topic of the workshop, I think a group of 45 people was too large to manage, especially for a 1-day workshop. Fortunately, we had plenty of facilitators and an incredible group of students from the University of Puerto Rico helping us and that allowed us to have more tables and keep the groups small. The ideal to me seems to be 30 people maximum with 4 to 5 people per table to engage in meaningful discussion. Second, as a facilitator of one of the tables, I am not sure if I was effective at guiding the group to develop enough details on the targets for the strategies so we can translate into quantitative measures for the land use models. After this experience I know how I could improve, which is why I suggest that workshop facilitators experience the activities first-hand before the workshop by actually doing demos as participants. This is another area that the Scenarios Working Group will work on to plan in advance with City Teams. One of the challenges that a 1-day workshop brings is that there is not enough time to work out some of the most interesting tensions in developing futures for cities. For instance, in my table we had a great discussion about whether we will need a new, regional level institution to be able to do the kind of integrated water management we envisioned. Participants had different ideas of what that model would look like for San Juan, or whether we even needed another layer of water governance. We decided to ‘agree to disagree’ and table the discussion for another meeting where we could co-produce different governance futures for managing water in San Juan. Discussions of this sort could very well turn into another, small co-production project that our City Team engages with as a spin-off of the scenario workshop. Overall, participants expressed having enjoying the focused time to see and imagine their city in different ways, with people that they rarely get to interact with because of their busy schedules or because they never interface because of institutional silos. I think Ariel Lugo said it best when he told me that it was really cool how we got all these people together to de-construct San Juan and re-imagine all the different parts and interactions of the city. Tischas reflections on San Jaun Futures Workshop second Image
**SPANISH TRANSLATION** El viernes 3 de febrero celebramos nuestro primer Taller de Escenarios Futuros en San Juan, Puerto Rico. Junto al equipo de San Juan y del Scenarios Working Group participaron alrededor de 45 profesionales que incluyeron planificadores municipales, administradores de infraestructura y de emergencia, líderes comunitarios y ONG, académicos, y diseñadores (Fig. 1). No tenía idea de qué esperar. Honestamente, estaba nerviosa de cómo íbamos a manejar un grupo tan diverso y lograr co-producir escenarios futuros que tuviesen sustancia. ¡Para mi sorpresa, no sólo los participantes se mantuvieron ocupados hasta el final del evento, pero también la pasaron muy bien! Sé que muchos de ustedes también se preguntan qué se puede esperar de los talleres de escenarios en sus ciudades, por la cual pensé compartir algunas reflexiones y sugerencias para considerar cuando estemos diseñando futuros con los profesionales en las otras ciudades del UREx SRN. Todavía no he visto en detalle los escenarios producidos por las diferentes mesas  en el taller de San Juan (a parte de la mesa en la que trabajé ), por lo tanto mis reflexiones aquí son generales y basadas en varios momentos que observé (como decir momentos ‘aha!’) que me indicaron que el taller  tuvo un efecto en los pensamientos y relaciones de las partes interesadas. Uno de esos momentos fue cuando el Director de la oficina del Manejo de Emergencia Estatal expresó que el enfoque y los productos del UREx SRN serán muy útiles para actualizar los planes de manejo de emergencias locales porque no solo necesitan información técnica pero también información social y política. Otra indicación fue de un participante que al principio del taller no sabía por qué fue invitada a un taller que se enfoca en la ciudad y efectos de cambios climáticos, como inundaciones. Ella es líder de una organización de base comunitaria que trabaja en temas sociales que enfrentan las comunidades localizadas en cuencas más arribas de las zonas pluviales y que están menos expuestas a las inundaciones. Durante el almuerzo, ella compartió conmigo que después de trabajar en la mesa del escenario de Ciudad Conectada, entendió por qué fue invitada al taller, cómo su comunidad está conectada a otras en la ciudad, y por qué su trabajo y conocimiento son una contribución a los trabajos de resiliencia urbana. También, ella estaba emocionada de haber conocido a un analista de Sistemas de Información Geográfica (SIG) de la Junta de Planificación de Puerto Rico quien ofreció proporcionar un taller de capacitación sobre el uso de datos espaciales para ayudar a su organización de base comunitaria. Un nuevo enlace en la red fue creado y que se espera ayudará a compartir lo aprendido y a tener acciones conjuntas en comunidades locales. Una parte muy especial para mí del taller fue ver toda la creatividad que fue generada. Tuvimos dos mesas con arquitectos y diseñadores que se comprometieron tanto con los escenarios que trabajaron pero también sirvieron como ‘consultores’ para otros escenarios y pasaron a otras mesas escuchando y capturando ideas en ilustraciones visuales espectaculares (Fig. 2). Durante la actividad sobre Narrativas también escuchamos un líder de comunidad y un científico actuar un guión sobre una ciudad futura adaptada a eventos de inundaciones urbanas, un diseñador leer un cuento que juntos escribieron los participantes de su mesa, y el líder de una agencia federal compartiendo una conceptualización de Resiliencia Borincana. Todavía hay que ver los detalles de los resultados de escenarios con más detalless, pero el intercambio de distintas epistemologías, maneras de expresarse, y valores que observé durante el taller fue de por sí un buen resultado. ¿Tuvimos algunos problemas en el proceso? Sí claro, y el grupo del Scenarios Working Group ya los está considerando para mejorar el proceso en preparación para los talleres en otras ciudades. ¡Aprendimos MUCHO sobre la producción de estos procesos de co-producción! Mientras tanto, aquí presento algunas cosas en las que los equipos de ciudades podrían comenzar a pensar o trabajar. La primera se relaciona al tamaño del taller. Aunque estoy muy complacida de ver tantas personas participando en el taller, pienso que un grupo de 45 personas es demasiado grande para manejar efectivamente. Afortunadamente, asistieron y nos ayudaron bastantes facilitadores y un grupo increíble de estudiantes de la Universidad de Puerto Rico, y esto nos permitió tener más mesas y mantener los grupos pequeños. Me parece que lo ideal sería tener 30 personas como máximo con 4 a 5 personas por cada mesa para poder tener diálogos productivos entre los participantes. Segundo, como facilitadora de una de las mesas, no estoy segura si fui efectiva en guiar el grupo en desarrollar suficientes detalles para las las estrategias de escenarios que entonces se puedan traducir en medidas cuantitativas que se puedan utilizar en los modelos del uso del terreno a largo plazo. Después de haber tenido esta experiencia en San Juan sé como mejorar las actividades de las mesas de trabajo, por lo cual sugiero que los facilitadores de futuros talleres trabajen las actividades de primera mano como participantes antes de servir como facilitadores de mesa los talleres. Esta es otra área en la que el Scenarios Working Group al trabajará para planificar el entrenamiento de facilitadores en las diversas ciudades. Uno de los retos de llevar a cabo el taller en un sólo día es que no hay suficiente tiempo para resolver algunas de las tensiones más interesantes sobre el desarrollo de futuros para ciudades. Por ejemplo, en mi mesa de trabajo, tuvimos una gran discusión sobre la necesidad de crear una nueva institución a nivel regional para poder llevar a cabo el  manejo integral que habíamos previsto en nuestro escenarios. Los participantes tenían ideas diferentes de cómo se vería el modelo institucional para San Juan. Al final decidimos quedar en desacuerdo y posponer el diálogo  para otra reunión donde podríamos coproducir futuros de gobernanza del  manejo de aguas en San Juan. Discusiones como estas podrían evolucionar en otros proyectos de co-producción más pequeños que nuestro Equipo de Ciudad podría darle seguimiento en un futuro. En general, los participantes expresaron haber disfrutado el tiempo invertido para imaginar a su ciudad de manera distinta, y con personas con las cuales usualmente no  pueden interactuar debido a sus agendas ocupadas o por barreras institucionales. Como Ariel Lugo muy bien dijo en el taller, estuvo genial cómo juntamos a todas estas personas para de-construir la ciudad de San Juan y reimaginar todas las partes e interacciones diferentes que existen en la ciudad. – Tischa A. Muñoz-Erickson